12 zadań które możesz zautomatyzować w swojej firmie

• Automatyzacja w małych firmach: Korzyści

Jakie są korzyści z automatyzacji dla biznesu?

Powtarzalne procedury. Firma jest bardziej odporna na zmiany kadrowe. Nie ma trzęsienia ziemi, gdy zatrudniasz kogoś nowego lub zwalniasz.

Większa elastyczność. Dużo łatwiej jest zmodyfikować ustawienia w programie komputerowym niż zmienić nawyki pracowników i skłonić ich do innej pracy.

Mniejsza liczba błędów. Algorytmy są lepsze od ludzi. Owszem, zdarzają się wpadki, ale nie są one tak częste jak błędy spowodowane przez człowieka.

Łatwiejsze skalowanie. Maszyna powinna nadal działać, nawet jeśli pracy jest kilka lub kilkanaście razy więcej.

Więcej czasu. Możesz się zrelaksować i skupić na swoim biznesie, zamiast martwić się bezmyślnymi zadaniami.

Automatyzacja nie jest usłana różami i nektarem. Możesz zapomnieć jak coś skonfigurować i wysyłać klientom linki, które nie działają. Algorytm będzie powtarzał błąd za każdym razem, gdy go popełnisz. Często trzeba poświęcić więcej czasu na początku, aby zlokalizować i skonfigurować odpowiednie narzędzia. Obiecuję Ci, że to drugie będzie znacznie łatwiejsze po przeczytaniu tego wpisu.

Przedstawionych zostanie dwanaście przykładów. Sześć z nich dotyczy kontaktu z klientami, a sześć pozostałych – pracy wewnątrz firmy.

Gotowy? Zaczynamy!

Czytaj również: O co pytać klientów, aby rozpocząć ich plan finansowy? – dowiedz się na https://centrum-biurowe.pl/blog/o-co-pytac-klientow-aby-rozpoczac-ich-plan-finansowy/jkge_gqyr

• Jak zautomatyzować komunikację z klientem

Myślisz, że automatyzacja kontaktu z klientem jest tylko dla dużych firm? Być może w ciągu kilku sekund zmienisz zdanie. Pokażę Ci, jak ułatwić sobie pracę, niezależnie od tego, ilu masz odbiorców.

1. Kupowanie leadów

Moja firma wydaje „Przemysł Dziecięcy”, a ja zarabiam na sprzedaży reklam. Grupą docelową są producenci i dystrybutorzy produktów dla dzieci. Co mogę zrobić, aby mieć pewność, że nie trafiam do nich przypadkowo? Jak znaleźć osoby, które mnie dobrze znają i są najbardziej zainteresowane zakupem?

Na stronie „Przemysł dziecięcy” jest zakładka „Reklama”. Jest tam bardzo mało informacji. Kliknij na link, aby zapoznać się z pełną ofertą reklamową.

System automatycznie wysyła plik PDF do klienta po podaniu przez niego adresu e-mail. Mój handlowiec otrzymuje również adres klienta, dzięki czemu może się z nim skontaktować.

2. Relacje z klientami

Utrzymanie przyzwoitej bazy klientów wymaga wiele wysiłku. Często jest ona niekompletna i brakuje w niej numerów telefonów lub innych danych. Nie wszyscy regularnie odbierają maile, telefony i spotkania. Nic dziwnego. Handlowcy uwielbiają rozmawiać z ludźmi. Jednak praca przy nagrywaniu może być dla nich męcząca.

Ten problem rozwiązało przejście na Salesflare, mój system CRM. Jego najważniejsze cechy to:

1. Autouzupełnianie danych klienta na podstawie stopki e-maila i profili społecznościowych
2. Integracja z Gmailem i Outlookiem w celu przeglądania historii e-maili
3. Historia rozmów telefonicznych – dzięki aplikacji na Android i iOS
4. Integracja z kalendarzem pozwala na przeglądanie historii spotkań.
   3. Wprowadzenie klienta

Zostaliśmy zaproszeni na spotkanie, kiedy wraz z żoną zapisywaliśmy nasze dziecko do szkoły. Nauczyciel pokazał nam sale lekcyjne i różne pracownie. Przedstawił nam ogólny zarys dnia i doradził, z kim możemy się kontaktować w razie jakichkolwiek pytań. Dzięki niemu czuliśmy się pewniej w naszej nowej sytuacji. Warto zaplanować sesję onboardingową dla nowego klienta.

Ważne jest, aby przekazać zasady współpracy firmom usługowym, z którymi klient wiąże się na dłużej. Zapomną o nich, jeśli zostaną podane tylko raz w momencie sprzedaży.

Przy sprzedaży oprogramowania warto dawać wskazówki użytkownikom.

Musisz nauczyć klienta, jak korzystać z systemu zamówień online, jeśli go oferujesz.

Pomocne jest udzielanie wskazówek kupującemu, gdy sprzedajesz produkty, zwłaszcza te skomplikowane.

Możesz również poprosić klientów o pozostawienie recenzji lub zachęcić ich do polubienia Twojej strony.

Będziesz musiał wysłać serię maili podczas onboardingu. Każdy email zawiera wskazówkę. Następnie całość rozłożysz w czasie. Jest to możliwe za pomocą praktycznie każdej usługi mailingowej. Najlepiej wybrać taki, który automatycznie doda klienta po zakupie do odpowiednich list mailingowych

4. Dystrybucja treści

Być może w niektórych branżach jesteś zobowiązany do przekazywania bieżących informacji klientom. Tak właśnie jest w moim przypadku. Chcemy, aby czytelnicy wiedzieli o tym, co dzieje się między numerami czasopism. Kancelaria prawna, biuro rachunkowe, firma szkoleniowa itp. Możesz mieć podobną potrzebę.

Nie wystarczy tylko umieścić informacje na stronie internetowej. Nie ma gwarancji, że klienci będą ją odwiedzać kiedy zechcą. Można wysłać do nich maila, ale to wymaga dodatkowej pracy. Chyba, że… zrobi to automat, czyli narzędzie do wysyłania kampanii RSS.

Jak to działa? Wprowadzasz do systemu mailingowego adres RSS lub konkretną kategorię swojej strony. Możesz ustawić stałe elementy (nagłówek i stopka) oraz daty wysyłek – np. w każdy wtorek o 9:00. System będzie sprawdzał, czy w ustawionym czasie masz jakieś nowe artykuły. Jeśli tak, powiadomi Twoich subskrybentów linkami do artykułów.

5. Pytania z Facebooka

Klienci piszą teraz do firm przez Messengera, zamiast korzystać z formularzy kontaktowych czy wysyłać maile. Bot może pomóc Ci ułatwić pracę, jeśli dostajesz podobne pytania.

6. Przechwytywanie informacji

Wyjaśniłem wcześniej, jak automatycznie wysyłać informacje klientom. Czasami trzeba zbierać dane od klientów. Jest to szczególnie przydatne w „Baby Industry”, gdzie publikujemy zestawienia tematyczne np. wózków i puzzli.

Dzieje się tak dlatego, że recenzje tego typu mają sztywną strukturę. Powinny zawierać np. następujące dane: nazwę produktu, cenę ze zdjęciem, opis długości, nazwę dystrybutora i producenta. O te informacje prosiliśmy wcześniej drogą mailową. Jednak to się nie sprawdziło. Klienci chętniej kopiowali i wklejali informacje z ich strony internetowej. Opisy często były zbyt długie lub niewystarczające. Zdarzało się, że nie dołączano zdjęcia.

Dane te od dłuższego czasu zbierane są za pomocą formularzy. Aby informacje mogły być wprowadzone, muszą być spełnione pewne warunki (długość opisu, maksymalny rozmiar pliku ze zdjęciem itp.) Ułatwia to znacznie naszą pracę.

• Jak zautomatyzować pracę w firmie

Automatyzacja zadań w firmie również jest możliwa. Pozwól, że pokażę Ci jak ja to robię w pracy. Być może nie będziesz w stanie zastosować wszystkich moich przykładów. Ale chcę Cię zachęcić do wprowadzenia własnych ulepszeń.

7. Wystawianie faktur

Wystawianie faktur na duże kwoty to jedna z najprzyjemniejszych czynności w firmie. Dobrze jest jednak zautomatyzować to zadanie, aby nie pochłaniało Twojego czasu. Jak to zrobić? Trzy sposoby, aby to zrobić:

Sprzedawcy internetowi mogą połączyć automatyczne wystawianie faktur i składanie zamówień. Po wprowadzeniu danych przez klienta, system tworzy elektroniczny dokument i wysyła go do niego.

Czy Twoi klienci płacą co miesiąc stałą kwotę za abonament? Możesz skorzystać z opcji „faktur cyklicznych”. Przygotowywana jest pierwsza faktura i określana jest data końcowa. System co miesiąc wystawia dokument i wysyła go do wszystkich, którzy go potrzebują.

Często wystawiasz faktury, które nie różnią się znacząco od siebie? Skorzystaj z funkcji „wystaw podobne”. Będziesz mógł skopiować wybrany dokument jako nowy dokument i nie będziesz musiał tworzyć go od nowa.

8. Praca nad projektami

Jak możesz dzielić się informacjami pomiędzy członkami zespołu, którzy pracują nad wspólnym projektem? Poczta elektroniczna jest całkowicie nieefektywna. Slack pozwala na czatowanie w czasie rzeczywistym, ale ogarnięcie całego projektu może być trudne. Niezbędne jest narzędzie do zarządzania projektami.

Jakie narzędzie do zarządzania projektami jest dla Ciebie najlepsze? Po pierwsze, gdy wiele osób pracuje jednocześnie nad tym samym zadaniem. Po drugie, gdy członkowie zespołu mogą na sobie polegać (gdy jedna osoba kończy, druga może zacząć). Jednym z przykładów jest tworzenie strony internetowej przez web designera, developera i copywritera. Każda z tych osób wprowadza informacje do tego samego systemu. Dzięki temu wszyscy są świadomi tego, co się dzieje. Kierownik projektu może zobaczyć postęp prac, po prostu patrząc na niego.

Oto jak używam Trello, aby to osiągnąć. Każdy numer magazynu jest przechowywany w osobnym folderze zwanym tablicą. Kolumny odpowiadają poszczególnym etapom pracy na tablicy. Pierwszym etapem jest pisanie. Następnie korekta, authoring i typesetting. Na koniec powstaje finalna strona. Każdy artykuł może być przenoszony pomiędzy kolumnami za pomocą osobnej karty. Do kart można dodawać komentarze. Wszystkie te informacje są dostępne w jednym miejscu.

9. Obróbka graficzna

Kolejna automatyzacja dotyczy przygotowania zdjęć do wykorzystania na stronie. Obrazy są istotną częścią Internetu. Możliwe, że moje rozwiązanie może być wykorzystane przez Państwa, niezależnie od branży.

W mojej firmie problemem była obróbka zdjęć z targów. Pliki te są zbyt duże, aby można je było wykorzystać do druku w wysokiej rozdzielczości. Trzeba obkurczyć setki do tysięcy zdjęć na raz. Jest to na tyle żmudna czynność, że można by ją wykorzystać do torturowania terrorystów w Guantanamo.

Możesz zainstalować wtyczkę do kurczenia obrazów na stronach WordPress. Ta wtyczka nie jest zalecana, jeśli masz dużo obrazów na swojej stronie. Po pierwsze, ładowanie dużych plików zajmie dużo czasu. Po drugie, przetwarzanie ich może spowolnić twoją witrynę. Łatwiej jest przesłać obrazy na własnym komputerze i z odpowiednimi parametrami.

10. Monitoring

Rozwiązania automatyzujące stały się tak powszechne, że aż trudno uwierzyć, że mogliśmy się bez nich obejść. Jednym z przykładów są narzędzia do monitorowania internetu.

W przeszłości wyszukiwarka służyła do lokalizowania miejsc w Internecie, w których ktoś o Tobie pisał. Najmądrzejszą opcją było Google Alerts. Jednak te wyszukiwania nie dawały dokładnych wyników i często były nieaktualne. Zwłaszcza od czasu pojawienia się mediów społecznościowych, gdzie treści są stale generowane w dużych ilościach i non-stop.

SentiOne oferował darmowy plan dla blogerów. To było błogosławieństwo, że widziałem ludzi, którzy wspominali o Little Big Business na swoich blogach lub polecali mój podcast na Facebooku. Bez narzędzia takiego jak to nie byłbym w stanie im podziękować. Monitoring stron internetowych daje małym firmom większe szanse na public relations.

11. Używanie haseł

Czy zastanawiałeś się kiedyś ile masz założonych kont na różnych stronach i aplikacjach? Ja sprawdziłem i okazało się, że mam ich 566. Te konta były tworzone przez wiele lat i nie są używane cały czas.

Nawet jeśli nie testujesz tylu rozwiązań co ja, to założę się, że masz od kilkunastu do kilkudziesięciu loginów i haseł. Nadal trudno jest zapamiętać je wszystkie.

Sposobów na rozwiązanie tego problemu jest wiele. Choć możesz używać tego samego hasła wszędzie (lub kilku różnych na przemian), to w przypadku włamania na Twoje konto hakerzy będą mogli uzyskać do niego dostęp z innej lokalizacji. Chociaż możesz zapisywać hasła w przeglądarce, nie zawsze jest to bezpieczne. Nie będziesz miał do nich dostępu z żadnego innego urządzenia. Możesz też zapisywać wymyślne hasła w notatniku, ale wątpię, żebyś kiedykolwiek o tym pomyślał.

Lepszym rozwiązaniem jest aplikacja, która automatycznie wypełnia dane logowania podczas korzystania z usługi.

• 12 – Tworzenie kopii zapasowych

To jest jak codzienna gimnastyka. Jest to łatwe do zrobienia, nie wymaga wiele wysiłku i ma oczywiste korzyści, których prawie nikt nie przeszkadza zrobić.

Być może zrobiłbym to samo, z wyjątkiem faktu, że straciłem wszystkie moje dane wiele razy w moim życiu. Mój laptop był jedyną rzeczą, która miała jakąkolwiek wartość w moim biurze, kiedy się do niego włamano. Innym razem, nie odłączyłem go od prądu podczas burzy. Piorun usmażył mój komputer. Innym razem mój MacBook został zainfekowany bardzo paskudnym wirusem. Uratowało mnie formatowanie dysku. Takie rzeczy się zdarzają i wiem, że brak kopii zapasowej jest niebezpieczny.

Wiem też, że nie będę w stanie pamiętać, aby robić je ręcznie. Dlatego zautomatyzowałem to. Zakupiłem dysk sieciowy, zainstalowałem go na moim komputerze i zapomniałem o nim. Wszystkie pliki, których używam są regularnie kopiowane na ten dysk.