Ile kosztuje tłumaczenie aktu urodzenia, małżeństwa, zgonu?

Planujesz ślub za granicą, rejestrację dziecka w Polsce albo sprawę spadkową w innym kraju i zastanawiasz się, ile realnie wydasz na przekład aktów stanu cywilnego w 2025 roku? Dobra wiadomość jest taka, że w większości przypadków mówimy o przewidywalnych kosztach, które można szybko oszacować po jednym skanie dokumentu. Poniżej znajdziesz aktualne widełki cenowe, czynniki wpływające na wycenę oraz sprawdzone sposoby, jak nie przepłacić i dostać gotowe tłumaczenie na czas. Tekst powstał na bazie praktyki z polskiego rynku, rozmów z tłumaczami przysięgłymi i bieżących stawek w biurach w całym kraju. Bez żargonu, bez ściemy, za to z konkretami i podpowiedziami, które naprawdę działają.

Ile kosztuje tłumaczenie dokumentów w 2025?

W 2025 roku ceny przekładu aktów stanu cywilnego w Polsce są dość stabilne i zależą głównie od języka oraz tego, czy potrzebujesz wersji poświadczonej przez tłumacza przysięgłego. Dla najpopularniejszych par językowych, takich jak polski–angielski czy polski–niemiecki, tłumaczenie poświadczone jednego odpisu aktu urodzenia, małżeństwa lub zgonu to zazwyczaj 100–180 zł brutto, gdy dokument mieści się w jednej stronie rozliczeniowej. Jeśli na akcie są dodatkowe adnotacje, pieczęcie, dopiski urzędowe lub masz długi odpis zupełny, koszt rośnie zwykle do 160–260 zł. W przypadku języków rzadziej spotykanych, jak norweski, niderlandzki czy włoski, przygotuj budżet rzędu 160–320 zł za sztukę. Zlecenia w trybie ekspres potrafią podbić finalną cenę o 25–50 procent. Przekład nieuwierzytelniony, przydatny np. do celów informacyjnych czy wstępnych formalności w firmie, bywa tańszy i waha się w granicach 70–140 zł za stronę, ale do większości spraw urzędowych będzie potrzebne tłumaczenie poświadczone. Warto pamiętać o polskim standardzie rozliczeń u tłumaczy przysięgłych, gdzie jedna strona to 1125 znaków ze spacjami. To ważny punkt odniesienia, bo krótkie akty często mieszczą się w jednej stronie, a rozbudowane odpisy z załącznikami już nie. Ostatecznie najlepiej wysłać wyraźny skan i poprosić o bezpłatną wycenę, aby zobaczyć widełki i czas realizacji.

Od czego zależy cena przekładu?

Na kwotę, którą zapłacisz, wpływa kilka czynników, które łatwo sprawdzić przed zleceniem. Największe znaczenie ma para językowa. Angielski, niemiecki, francuski czy hiszpański są szeroko dostępne, więc stawki są przystępne. Języki skandynawskie, niderlandzki, turecki albo rzadkie kombinacje, jak polski–japoński, to zwykle wyższa cena i dłuższy czas oczekiwania. Drugi element to tryb realizacji. Standard to 1–3 dni robocze dla jednego aktu. Jeśli potrzebujesz wydruku jeszcze dziś, licz się z dopłatą za ekspres lub pracę poza godzinami biura. Trzecia rzecz to objętość liczona znakami. Tłumacz przysięgły rozlicza 1125 znaków wraz ze spacjami i zaokrągla do pełnej strony. Dodatkowe adnotacje, dopiski i pieczęcie zwiększają liczbę znaków. Znaczenie ma też jakość skanu. Rozmazane zdjęcia z telefonu oznaczają więcej pytań i ryzyko błędów, więc niektóre biura doliczają niewielką opłatę za pracę z trudnym materiałem. Ostatnia kwestia to forma realizacji. W dużych miastach ceny bywają wyższe, ale online łatwo znaleźć konkurencyjną ofertę i otrzymać e-podpisany PDF bez wychodzenia z domu. Dobrą praktyką jest zapytać o pełny koszt z podatkiem, dostawą i ewentualnym drukiem dodatkowych egzemplarzy, aby uniknąć niespodzianek.

Kiedy potrzebne tłumaczenie poświadczone?

Nie każdy przekład musi być uwierzytelniony, ale przy aktach stanu cywilnego to bardzo częsty wymóg. Urzędy stanu cywilnego w Polsce, sądy, ZUS, banki i większość uczelni zagranicznych proszą o tłumaczenie poświadczone, jeśli dokument ma wywoływać skutki prawne. Przykłady z życia mówią same za siebie. Rejestracja urodzenia dziecka urodzonego za granicą w polskim USC zwykle wymaga poświadczonego przekładu zagranicznego aktu urodzenia. Podobnie bywa przy transkrypcji małżeństwa zawartego poza Polską do polskich ksiąg. Przy sprawach spadkowych banki i sądy oczekują tłumaczenia przysięgłego aktu zgonu wraz z adnotacjami. Ubezpieczyciel, który rozpatruje roszczenie, również poprosi o taką formę. Co ważne, wiele instytucji honoruje obecnie tłumaczenia podpisane kwalifikowanym e‑podpisem tłumacza przysięgłego w formacie PDF, jednak niektóre nadal chcą papierowego oryginału z pieczęciami. Zanim zlecisz pracę, sprawdź wymogi konkretnego urzędu. Czasem wymagany jest też apostille dokumentu źródłowego, a niekiedy wystarczy odpis wielojęzyczny. To prosta kontrola, która pozwala oszczędzić i pieniądze, i czas na ewentualne poprawki.

Jakie mogą dojść dodatkowe opłaty?

Sama cena tłumaczenia to jedno, ale w praktyce do koszyka dochodzą czasem drobne, choć istotne opłaty okołodokumentowe. Najczęściej pojawia się kwestia apostille. Jeśli przedstawiasz polski akt za granicą lub zagraniczny akt w Polsce, możesz potrzebować klauzuli apostille zgodnie z Konwencją Haską. W Polsce apostille wydaje MSZ, także w wersji e‑apostille, a opłata urzędowa bywa stała i wynosi zazwyczaj 60 zł za dokument. Do tego dolicza się czas oczekiwania. Bywa, że urząd wymaga poświadczenia kopii u notariusza, gdy nie chcesz oddawać jedynego oryginału – to koszt rzędu kilkunastu do kilkudziesięciu złotych za stronę. Jeśli potrzebujesz papierowych egzemplarzy przekładu wysłanych kurierem, w grę wchodzi koszt przesyłki. Tłumacze przysięgli często oferują też wersję elektroniczną z kwalifikowanym podpisem. Zdarza się, że to w cenie, ale niekiedy doliczana jest niewielka opłata za każdy kolejny plik lub egzemplarz papierowy. Transparentna wycena obejmie wszystkie te elementy od razu. Warto o to zapytać przed akceptacją zlecenia, aby uniknąć zaskoczenia przy płatności i dopilnować, że otrzymasz dokładnie to, czego wymaga urząd.

Ile to trwa i jak nie przepłacić za tryb ekspres?

Dla pojedynczego aktu standardem jest realizacja w 1–3 dni robocze od akceptacji wyceny i dostarczenia czytelnego skanu. W sezonach wzmożonych wyjazdów ślubnych i rejestracji, czyli wiosną i latem, termin może wydłużyć się o dzień. Jeśli zależy Ci na czasie, zapytaj o tryb przyspieszony z konkretną datą i godziną odbioru. Zwykle dopłata za ekspres wynosi 25–50 procent, ale sensownie zaplanowane zlecenie pozwala tej opłaty uniknąć. Praktyczna wskazówka to wysłanie kompletu dokumentów rano – część tłumaczy od razu rezerwuje wtedy slot na dany dzień. Ustal też, czy urząd akceptuje e‑podpis. Dzięki temu możesz mieć gotowy plik jeszcze tego samego dnia, a papier dostaniesz później, jeśli będzie potrzebny. W przypadku większej paczki dokumentów warto zapytać o harmonogram etapami, tak aby najpilniejsze akty dostać w pierwszej kolejności. Niektóre biura proponują niższą stawkę przy dłuższym terminie i większej liczbie pozycji. To wygodne rozwiązanie, gdy nie goni Cię żaden deadline i chcesz zoptymalizować budżet.

Jak zamówić krok po kroku i nie wpaść w pułapki cenowe?

Zamówienie przekładu aktów jest prostsze, niż się wydaje. Najpierw zrób wyraźny skan lub zdjęcie całego dokumentu, łącznie z pieczęciami, adnotacjami i odwrotem. Zaznacz, w jakim celu potrzebujesz tłumaczenia, który urząd je przyjmie oraz czy ma to być wersja poświadczona. Wyślij materiał do 2–3 biur lub bezpośrednio do tłumacza przysięgłego i poproś o wycenę z terminem, liczbą stron rozliczeniowych oraz pełnym kosztem brutto, w tym ewentualnego apostille, wysyłki i dodatkowych egzemplarzy. Porównaj oferty nie tylko po cenie. Zwróć uwagę na to, czy w cenniku jest jasny zapis o sposobie liczenia stron, czy obejmuje uwierzytelniony podpis elektroniczny oraz czy dostaniesz fakturę. Uważaj na oferty bez VAT i bez informacji o zaokrąglaniu stron – to częste źródło dopłat na końcu. Zapytaj także o politykę zmian, gdy urząd poprosi o drobne doprecyzowanie nazwy własnej lub literówki z aktu. Dobre biuro tłumaczeń takie jak https://alingua.pl/ poprawia takie drobiazgi nieodpłatnie, bo zależy im na Twoim spokoju i bezproblemowym przyjęciu dokumentów przez instytucję.

Przykładowe wyceny i scenariusze 2025

Przykład pierwszy to odpis skrócony aktu urodzenia do rejestracji w polskim USC, język angielski na polski, bez apostille. Przy czytelnym skanie i standardowym terminie koszt wynosi zwykle 100–160 zł brutto. Z dopiskiem o uznaniu ojcostwa i dodatkową pieczęcią może to być 140–200 zł. Jeśli dołączysz apostille, które także trzeba przetłumaczyć, dolicz kolejne 60–140 zł. Drugi scenariusz to akt małżeństwa z adnotacją o rozdzielności majątkowej, z włoskiego na polski, potrzebny do banku. Tu stawka będzie wyższa, typowo 180–260 zł za akt plus 60–120 zł za apostille, jeśli występuje. Trzeci przypadek to akt zgonu w trybie ekspres, polski na niemiecki, dla ubezpieczyciela. W standardzie koszt sięga 120–180 zł, a przy realizacji tego samego dnia cena rośnie do 160–260 zł. Kombinacje między dwoma językami obcymi, np. niemiecki–angielski, bywają droższe o 30–70 procent, bo wymagają rzadkiej specjalizacji albo przekładu pośredniego. Warto poprosić o rabat przy kilku dokumentach – przy pakiecie dwóch–trzech aktów część biur schodzi z ceny o 5–10 procent lub dorzuca darmowy egzemplarz papierowy.

Tłumaczenie online czy w biurze stacjonarnym

Coraz więcej spraw załatwisz w pełni online. Wysyłasz skan, dostajesz wycenę i po akceptacji otrzymujesz gotowy plik PDF podpisany kwalifikowanym e‑podpisem tłumacza przysięgłego. Wielu urzędników w Polsce w 2025 roku honoruje taką formę w obiegu elektronicznym, ale zawsze sprawdź wymogi konkretnej instytucji. Jeśli urząd wymaga wersji papierowej, możesz zamówić wysyłkę kurierem lub odebrać osobiście. Z perspektywy ochrony danych szukaj biur, które szyfrują transmisję, mają politykę RODO i jasno opisują, jak długo przechowują pliki oraz kto ma do nich dostęp. W praktyce hybrydowy model jest najwygodniejszy. Wycenę i akceptację robisz online, a jeśli trzeba, dostarczasz oryginał do wglądu lub notarialnie poświadczoną kopię. Zanim pojedziesz do biura, wyślij skan – to oszczędzi Ci dwóch wizyt, bo tłumacz sprawdzi, czy materiał jest kompletny i poda finalny koszt. Świadomy wybór formy realizacji to często różnica między płaceniem za ekspres a spokojnym, tańszym terminem standardowym.

Podsumowanie

Jeśli planujesz formalności w Polsce lub za granicą, przygotuj budżet rzędu 100–180 zł za pojedynczy akt w popularnym języku w wersji poświadczonej i 160–320 zł w językach mniej dostępnych. Na wysokość kwoty wpływają język, objętość liczone w stronach po 1125 znaków, tryb ekspres oraz jakość materiału. Dodatkowe koszty to najczęściej apostille, ewentualne poświadczenie kopii i wysyłka papierowych egzemplarzy. Najlepsza strategia to szybka wycena na podstawie skanu, potwierdzenie, czy urząd akceptuje e‑podpis, oraz porównanie dwóch–trzech ofert pod kątem pełnego kosztu brutto i terminu. Dzięki temu zapłacisz uczciwie, unikniesz nerwów i załatwisz sprawę za pierwszym podejściem. A o to przecież chodzi, gdy w grę wchodzi ślub, narodziny czy sprawy rodzinne – ma być sprawnie, przewidywalnie i bez zbędnych niespodzianek.